Aitana transforma la cadena de suministro del Banco de Bogotá

Desarrollada con tecnología low code de Microsoft, Aitana facilita la autogestión y mejora la eficiencia operativa

Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.

La eficiencia operativa juega un papel crucial en el éxito empresarial. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones enfrentan obstáculos en su crecimiento debido a la persistencia de procesos internos complejos, muchas veces heredados de décadas de acumular pasos, implementar plataformas y cumplir requisitos. Estas ineficiencias retrasan las operaciones generales, restando agilidad y competitividad a las organizaciones.

Pero las operaciones no son el único aspecto que se ve impactado por los procesos ineficientes: el talento suele ser su principal víctima, pues generan tareas repetitivas y desgastantes, que quitan tiempo a las personas que podrían emplear en desarrollar actividades más estratégicas y satisfactorias de su labor. Según el Índice de Tendencias Laborales de Microsoft, casi 2 de cada 3 personas (64%) se ven afectadas por no tener suficiente tiempo y energía para realizar su trabajo, lo que a su vez las hace 3.5 veces más propensas a tener dificultades con la innovación y el pensamiento estratégico.

Y es que para las compañías ya establecidas y las que no nacieron en la era digital, no siempre es fácil parar y repensarlo todo. El Banco de Bogotá es una clara excepción. Este banco, el primer banco de Colombia, con 154 años, es una de las instituciones financieras más destacadas del país. En su momento, enfrentaba desafíos en la gestión de la cadena de suministro debido a procesos complejos, lo cual entorpecía los flujos de compra, las autorizaciones internas y generaba demoras y dificultades en el manejo de proveedores. Sus usuarios describían estas experiencias como «complicadas, rígidas y demoradas».

Frente a estos retos y tras una atenta escucha de las inquietudes del equipo de colaboradores del banco, la renovada Dirección de Cadena de Abastecimiento empezó a reimaginar sus procesos y el servicio que prestaba a todas las verticales de la entidad. Convencida de que la tecnología y la automatización serían poderosas aliadas para superar estos retos, esta Dirección unificó las fuentes de información, automatizó procesos y los consolidó en nuevas aplicaciones, creando una plataforma única, inteligente e integrada que permitiera conectar los datos esenciales para una gestión eficiente del abastecimiento, la administración de proveedores, el ciclo de vida contractual y los procesos de pago

Aitana: una plataforma que unifica toda la cadena

Después de una cuidadosa planificación y aprendizaje con base en los proyectos anteriores, el Banco de Bogotá lanzó Aitana, una solución digital que integra cinco procesos clave para consolidarlos como una sola cadena: abastecimiento, comités de gasto e inversión, contratos, facturación y proveedores. La plataforma está diseñada para fomentar la autogestión de los usuarios, facilitando la navegación entre diferentes etapas de las solicitudes y asegurando la continuidad del proceso con operatividad inmediata.

Desarrollada directamente por la Dirección Cadena de Abastecimiento bajo la tecnología low code de Microsoft, Aitana abordó varios desafíos críticos, incluyendo la gestión ineficaz de correos electrónicos, la escasa visibilidad y control sobre las solicitudes, la repetición innecesaria en el ingreso de información, la necesidad de utilizar múltiples plataformas para cada procedimiento y las demoras que afectaban la capacidad de respuesta de los colaboradores del banco.

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La implementación de esta solución integral eliminó redundancias y agilizó las operaciones, simplificó la cadena de abastecimiento del banco, incrementando la agilidad y la trazabilidad de los trámites. Este proceso abarca desde la búsqueda de proveedores para proyectos específicos, pasando por el comité de gastos y el seguimiento de aprobaciones, hasta los procedimientos de contratación y facturación.

“Aitana es más que una plataforma, es un testimonio de nuestra apuesta por la innovación. Al consolidar múltiples procesos en una sola plataforma intuitiva, tareas que antes tomaban horas o días ahora se realizan en minutos, y la visibilidad sobre cada proceso es total. Esta plataforma no solo ha optimizado nuestras operaciones, sino que ha empoderado a nuestros equipos, dándoles las herramientas para ser más estratégicos y ágiles. Estamos emocionados de seguir explorando las posibilidades de Aitana y de liderar la transformación digital en el sector financiero», comentó Santiago Ramírez, director de la Cadena de Abastecimiento del Banco de Bogotá.

Agilidad: el diferencial de Aitana

El trabajo con la plataforma ha generado una serie de beneficios significativos para el público interno del Banco de Bogotá:  mejora notable en la eficiencia, con proyecciones de reducción del 41% en los tiempos de la cadena de suministros. Así pues, tareas que anteriormente requerían entre 20 y 40 minutos, como la elaboración de memorandos de gastos o solicitudes de abastecimiento, ahora se completan en solo 5 minutos gracias a Aitana.

Además, la interoperabilidad de la información de Aitana ha reducido la duplicación de datos en un 70%, mejorando la precisión y acelerando la toma de decisiones al facilitar el acceso a la información. Asimismo, ha proporcionado una visibilidad y control sin precedentes a lo largo de toda la ruta con los proveedores, asegurando que ninguna solicitud quede sin atender, e incrementando la transparencia en cada detalle.

Aitana está dotada de tecnología de bajo código de Microsoft, la cual ha sido aprovechada de manera innovadora y ha unificado más de 70 bases de datos. Power Apps permite el acceso fácil e intuitivo a la información, mejorando la experiencia para los colaboradores, al facilitar consultas más eficaces, un seguimiento más preciso y una gestión de proveedores más efectiva.

“Esta solución del Banco de Bogotá es un claro ejemplo de cómo las organizaciones pueden apalancarse en la tecnología para solucionar sus desafíos de negocio, y para lograr eficiencias operativas y mejores experiencias para sus colaboradores. Banco de Bogotá ha creado una cultura de mejora continua e innovación en toda la organización y para Microsoft es un orgullo ver cómo las empresas crean soluciones reales y transformadoras innovando sobre nuestra plataforma tecnológica”, aseguró Daniel Verswyvel, Gerente General de Microsoft Colombia.

De cara al futuro, el Banco de Bogotá planea seguir fortaleciendo su camino en digitalización, ampliando las capacidades de Aitana y explorando la integración de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial. Estos esfuerzos están dirigidos a potenciar aún más su cadena de abastecimiento y mantener su liderazgo en la transformación digital del sector bancario.