Siesa: lo que deben saber los colombianos sobre la aplicación del RUB

El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) en Colombia es una herramienta implementada por el Gobierno colombiano con el fin de combatir la evasión fiscal y la corrupción.

Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.

El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) en Colombia es una herramienta implementada por el Gobierno colombiano con el fin de combatir la evasión fiscal y la corrupción. El RUB es el registro a través del cual las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares deben suministrar la información de sus beneficiarios finales a la autoridad fiscal a partir del 2021.

En pocas palabras, hace unos años se hizo obligatorio el RUB que es una parte del RUT de todos los actores económicos en Colombia que no sean personas naturales. El RUT es el documento que nos identifica como personas o entidades que realizan cualquier actividad económica y por lo tanto pagan impuestos en el país.

Las resoluciones 164 y 037 de 2021 junto con el artículo 631-5 del estatuto tributario son el marco legal que ley 2155 de 2021 tiene y que introduce el concepto de los beneficiarios finales.

¿Quiénes son los beneficiarios finales? 

Son aquellas personas naturales que, como lo indica el término, gozarán de los beneficios de las utilidades que la empresa genere en cada período de operación. Por ejemplo, los socios o inversionistas. 

Pero para poder ser reportadas, estas personas deben cumplir unos requisitos, uno de ellos es que, para que un accionista sea incluido en el reporte, debe participar con el 5% o más de propiedad de la sociedad.

Otra característica que podría calificar a una persona como beneficiaria final de la organización es contar con capacidad de decisión, así como participar de alguna manera de los beneficios que genera la operación de la compañía. Incluso si esta participación es derivada de su rol dentro de la entidad.

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También es un beneficiario final aquella persona que ejerce control sobre la organización de manera oficial o de facto por medio de sus responsabilidades y roles dentro de la misma. La justificación para la implementación de este nuevo requisito es la búsqueda de mayor transparencia y combatir problemas que impactan las finanzas de la nación como el lavado de activos, la corrupción, la evasión fiscal y la financiación del terrorismo. 

La consecuencia de incumplir esta responsabilidad es incurrir en penalidades y multas.

¿Cómo se debe hacer el reporte?

La manera de iniciar el proceso de reporte es actualizando el RUT de la organización incluyendo la responsabilidad 55 lo cual te permitirá continuar con el proceso en la plataforma de la DIAN para proveer la información requerida sobre los beneficiarios finales de la compañía.

A través del servicio de Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB, se lleva a cabo la carga de la información de los beneficiarios de manera individual. Para completar el proceso de presentación de esta información, debes presentar el formulario 2687 “Reporte Beneficiarios Finales”.

Con el fin de poder ver la opción de Registro Único de Beneficiarios Finales en el menú del sistema informático de la DIAN, la Persona Jurídica o Estructura Sin Personería Jurídica (ESPJ) u otra entidad similar que esté obligada a reportar, debe estar registrada en el Registro Único Tributario (RUT) o en el Sistema de Identificación de Estructura sin Personería Jurídica (SIESPJ). 

¿Las ESAL están excluidas de reportar?

Principalmente están excluidos los organismos públicos, establecimientos o entidades descentralizadas, así como sociedades nacionales en las cuales el total de su participación sea de carácter público. También se incluyen embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, así como organizaciones o organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.

Uno podría pensar que como las entidades sin ánimo de lucro no tienen beneficiarios finales, no están obligadas a reportar, sin embargo, según la norma esto no es un factor determinante. En otras palabras, como las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas, también están obligadas a reportar a cualquier persona que eventualmente pueda ser un beneficiario. Como lo son los socios, gerentes generales con acceso a los activos y cuentas de la entidad o sus representantes legales. 

Asesórese en el RUB con expertos

En Colombia, todas las empresas y organizaciones están obligadas a inscribirse en el Registro Único de Beneficiarios Finales. Para realizar este trámite, se deben proporcionar los datos de las personas que tienen un control significativo sobre la entidad, como los accionistas o socios principales. Además, se debe indicar el porcentaje de participación de cada beneficiario final en la empresa u organización.

La información proporcionada en el RUB es confidencial y sólo puede ser utilizada para fines legales y regulatorios. Las autoridades colombianas pueden acceder a esta información para verificar la veracidad de los datos proporcionados y tomar medidas en caso de irregularidades.

Es importante recordar que se consideran las siguientes fechas para determinar si es necesario actualizar la información reportada en el RUB: 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre. El responsable tiene un plazo de 1 mes para actualizar la información.

El cumplimiento de la debida diligencia implica llevar a cabo todas las acciones necesarias para identificar a los beneficiarios finales, así como proporcionar la información solicitada, incluyendo el conocimiento de la estructura de propiedad y control de la entidad legal, estructura sin personalidad jurídica o similar.

La mejor recomendación es discutir el tema con su contador y, de ser necesario, buscar acompañamiento de parte de un aliado competente que esté permanentemente actualizado en requerimientos legales, normas y el marco legal aplicable al caso de cada negocio.

Un aliado ideal que cuente con la capacidad de proveer la información, herramientas de calidad y estar capacitado para navegar por medio de las diferentes coyunturas y normativas en permanente evolución. Siesa dispone de equipos de expertos, así como servicios especializados para la gestión contable de su empresa.