Rindegastos: la solución que simplifica legalización de gastos en viajes

Es una herramienta diseñada para simplificar el control y legalización de viáticos, una de las áreas más complicadas para muchas empresas.

Sebastián Gasca López, Senior Business.Foto: Rindegastos. Portal ERP Colombia.

En el ERP Summit Colombia 2024, Rindegastos presentará una de sus soluciones más innovadoras para la gestión de gastos de viaje, una herramienta diseñada para simplificar el control y legalización de viáticos, una de las áreas más complicadas para muchas empresas. 

Desafíos de la legalización de gastos de viaje

El mercado de viajes de negocios en América Latina ha registrado un notable crecimiento en los últimos dos años, alcanzando los 47.6 mil millones de dólares, con una proyección de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 6.2%, lo que lo llevaría a 82.9 mil millones de dólares en 2032, según estudios recientes. 

Los gastos de viaje representan una parte significativa del presupuesto operativo de muchas empresas, y sin un control adecuado, estos desembolsos pueden derivar en pérdidas importantes y problemas de cumplimiento fiscal. 

Entre los principales desafíos que enfrentan las organizaciones se encuentran los procesos manuales y la dificultad para validar recibos en tiempo real, lo que afecta tanto la contabilidad como el proceso de legalización de gastos, retrasando la gestión y el control financiero.

Rindegastos para las legalizaciones de viáticos

Rindegastos ofrece una solución integral para la gestión de viáticos, permitiendo a los colaboradores registrar gastos en cualquier momento y lugar desde su celular. Con la herramienta Scanit 2.0, potenciada con Inteligencia Artificial generativa, que tiene el poder de escanear recibos y facturas con tan solo tomar una foto, eliminando el ingreso manual de todos los datos. 

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La misma extrae hasta diez campos, digitalizando de forma automática fechas, montos y detalles fiscales, agilizando la legalización de gastos y mejorando así los procesos contables. 

“El control y la legalización de los gastos de viaje pueden ser desafiantes, especialmente cuando los colaboradores están en constante movimiento. Rindegastos simplifica este proceso, adaptándose a la dinámica de trabajo de los legalizadores y al detalle en el control que requieren las áreas contables.

Con nuestra herramienta Scanit 2.0, facilitamos y automatizamos la captura de facturas tomando más de 10 campos de forma automática, lo que permite a los usuarios legalizar sus gastos de manera sencilla desde cualquier lugar, cumpliendo con las políticas de la empresa y asegurando un control eficiente del presupuesto…” señaló Sebastián Gasca López, Senior Business.

Además, la app de Rindegastos cuenta con un modo offline que permite a los usuarios registrar sus gastos incluso sin conexión a internet, lo que garantiza un control continuo y eficiente durante viajes o en zonas con poca conectividad.

Asimismo, ofrece la opción de operar en multimoneda, facilitando la conversión automática de divisas y la legalización de gastos internacionales sin complicaciones

Scanit 2.0: Aliado en la gestión de gastos de viaje

Con Scanit 2.0, Rindegastos proporciona una herramienta que revoluciona la gestión de viáticos. Los beneficios clave incluyen:

1.  Los colaboradores pueden capturar y registrar sus recibos en tiempo real, independientemente de si están en Colombia o en el extranjero. 

2.  La herramienta automatiza la captura de datos de los recibos o facturas, extrayendo automáticamente información como fechas, totales, proveedores y detalles fiscales, eliminando la necesidad de ingreso manual y reduciendo errores.

3.  Scanit 2.0 verifica que todos los gastos respeten las políticas. Genera alertas automáticas cuando identifica gastos fuera de las normas establecidas, lo que asegura un control constante. 

Con Scanit 2.0, las empresas pueden simplificar la gestión de los gastos de viaje, reduciendo el tiempo y esfuerzo necesarios para la legalización, y permitiendo un control contable más eficiente y preciso.