¿Cómo convertirse en un vocero asertivo en tiempos de crisis tecnológicas?

En septiembre de 2023 la empresa proveedora de telecomunicaciones, que suministra servicios en tecnología y transferencia de datos, fue víctima de un ataque cibernético que afectó varias operaciones digitales en Colombia

Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.

En septiembre de 2023 la empresa proveedora de telecomunicaciones, que suministra servicios en tecnología y transferencia de datos, fue víctima de un ataque cibernético que afectó varias operaciones digitales en Colombia, entre otras se vieron perjudicados los portales y páginas del Ministerio de Salud, la Superintendencia de Salud y el Consejo Superior de la Judicatura.

Sin embargo, quedo la sensación que este ataque cibernético no fue manejado de la mejor manera por parte de la compañía proveedora, que dejó pasar mucho tiempo para dar explicaciones y luego, al momento de darlas, no fueron las más precisas.

Ese es solo un ejemplo de la importancia que deben tener los voceros y los líderes dentro de una organización empresarial para manejar los momentos de crisis, que en cualquier momento se pueden presentar, por eso la periodista y comunicadora Vivian Díaz lleva cuatro años dictando un  taller de entrenamiento a los voceros de distintas compañías privadas y públicas que tengan la responsabilidad de comunicar mensajes importantes.

Ante la pregunta de ¿por qué hay que entrenarse como vocero? Díaz responde: “Porque es que es crucial saber cómo comunicar mensajes de manera clara y efectiva, que puedan las personas en un momento dado enfrentar a los medios de comunicación y a sus audiencias y eso conlleva que, representen de manera adecuada a la organización. El taller está enfocado a que las personas empiecen a desarrollar habilidades de expresión, de prevención en manejo de crisis, si lo hay y obviamente adaptabilidad a las diversas situaciones que se presenten en un momento dado en una organización”.

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La periodista asegura que el vocero no necesariamente debe ser el gerente, presidente o el CEO de una empresa.  “En cualquier entidad, llámese del Estado o de la empresa privada debería haber unos delegados en las diversas áreas para que asuman esa vocería, frente a temas importantes que se deben comunicar ante las audiencias o ante los medios de comunicación para salvaguardar de alguna manera la figura del gerente, del presidente o el CEO y guardarla para momentos específicos y cruciales para que no sea siempre esa figura, esa cabeza tan visible, la que ponga la cara porque a veces es innecesario”.

“El taller pretende darle sugerencias, consejos a esas personas en materia de comunicación oral, lenguaje no verbal, y hasta de vestuario, porque es muy bueno saber que a la hora de presentarse frente a unas audiencias en los medios de comunicación hay unos vestuarios que son adecuados para que no distorsionen el mensaje que se va a dar. Pero también el tener un discurso claro, concreto, conciso, que no dé más información de lo que se está pidiendo”, explica Díaz.

Dentro de la capacitación se ofrecerán una serie de sugerencias que le van a ofrecer al vocero la tranquilidad de que está haciendo quedar muy bien a su organización, pero al mismo tiempo,  también, esa persona, se está proyectando como una persona seria que conoce muy a profundidad el tema, pero que además tiene la capacidad de proyectarse al futuro corto, mediano y lejano como un líder.

Por eso la experta recuerda lo que pasó el año pasado. “Hoy estamos abocados permanentemente a las crisis tecnológicas y eso conlleva a que se desate una cadena de problemáticas que afectan a los usuarios y a los clientes finales de una empresa, incluso al cliente interno, entonces de ese taller surge la posibilidad que se le enfoque a esas personas la necesidad de que hay que generar un comité de crisis para cuando se presente una posible situación que sea susceptible de comunicar o que los vea abocados a responder ante los medios de comunicación, pues entonces lo puedan hacer asertivamente, sin que no se comunique en el momento adecuado”.

Asimismo, ella advierte que muchos empresarios piensan que con sus saberes es suficiente y por eso en los medios de comunicación se llega a ver una persona que representa a una empresa que da muchas vueltas para responder una pregunta que le hicieron en un principio.

“El mundo de hoy es mucho más ágil, se mueve a velocidades vertiginosas y se requiere que las personas que están al frente de esas empresas y entidades del Estado tengan la capacidad de responder acertada y adecuadamente las entrevistas o que sepan que si tienen que convocar a una rueda de prensa o a un evento particular sepan cómo van a enfrentar esas audiencias sin que divaguen y que un mensaje muy extenso termine distorsionando el mensaje clave”, sostiene.

En el taller Vivian Díaz se encuentra acompañada por un grupo de periodistas que hacen varias labores comunicacionales para los asesorados, como ejercicios de improvisación, simulacro de rueda de prensa y manejo del lenguaje para medios digitales.