Grupo TUI optimiza sus procesos de RR. HH. con SAP SuccessFactors y WalkMe

TUI implementó SAP SuccessFactors hace ocho años, ahora sus más de 41 000 empleados utilizan diversas soluciones de la compañía tecnológica

Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.

TUI implementó SAP SuccessFactors hace ocho años, y ahora sus más de 41 000 empleados utilizan diversas soluciones de SAP SuccessFactors para la gestión del rendimiento, la gestión del talento, la formación, la gestión de datos de RR. HH. y más. «Con tantas capacidades y tantos empleados, como pueden imaginar, la curva de aprendizaje es muy pronunciada para nuestros empleados», afirmó Laura Dean. Por ello, TUI recurrió a WalkMe para estandarizar y automatizar sus procesos de RR. HH. y así mejorar la experiencia de los empleados y aumentar la eficiencia.

En SAP Sapphire en Orlando, Laura Dean, responsable de adopción digital y formación de TUI, compartió el éxito de la empresa en la optimización de sus procesos de RR. HH. con las soluciones SAP SuccessFactors y WalkMe.

TUI se enfrentó a tres desafíos principales en cuanto a los procesos de RR. HH., explicó Dean: los empleados tenían dificultades para aprender nuevos sistemas, los métodos de capacitación heredados eran costosos y difíciles de mantener, y las tareas de RR. HH., que consumían mucho tiempo, afectaban las operaciones generales de la empresa. "Necesitábamos algo que nos impulsara hacia el futuro, pero que también pudiera respaldar a la organización", afirmó Dean. La solución también debía estar disponible 24/7 y en varios idiomas para brindar un soporte eficaz a la plantilla global de TUI, que incluye auxiliares de vuelo, pilotos, agentes de viajes y otros puestos temporales.

La compañía implementó WalkMe para ayudar a los empleados a navegar por los procesos de RR. HH. de la empresa de forma más sencilla y eficiente, así como para apoyar al personal de RR. HH. Gracias a las analíticas de WalkMe, TUI puede identificar las dificultades que enfrentan los usuarios en los procesos existentes y, posteriormente, desarrollar soluciones WalkMe para crear experiencias personalizadas y automatizadas que ayuden a mitigar dichas dificultades. Para los empleados, esto puede significar que el software resulta más fácil de usar; para el personal de RR. HH. y la empresa, puede reducir los errores de empleados y gerentes, y acelerar la obtención de valor de las soluciones SAP SuccessFactors.

Dean describió cómo la automatización de WalkMe ayudó a simplificar los procesos de incorporación de nuevos empleados de TUI al asignar automáticamente direcciones de correo electrónico en el sistema SAP SuccessFactors durante el proceso de contratación, lo que redujo los problemas de inicio de sesión el primer día. Esto no solo mejoró la experiencia del nuevo empleado, sino que también ahorró tiempo a los equipos de RR. HH. y solucionó cualquier error de forma proactiva.      

TUI también simplificó el proceso de solicitud de tiempo libre para el personal de RR.HH. y los empleados.    

“Hemos implementado un proceso mediante el cual, si alguien solicita una baja por enfermedad y tiene vacaciones anuales al mismo tiempo”, WalkMe lo interceptará. Indicará: 'Tiene vacaciones al mismo tiempo, así que necesitamos que las cancele y las registre como baja por enfermedad'”, explicó Dean. “Esto significa que tenemos menos preguntas para RR. HH., menos tickets y más personas que siguen el proceso en su región”.

Te puede interesar: Portal ERP y Los Andes lanzan encuesta sobre Software de Gestión en Colombia

Los análisis de WalkMe ofrecen visibilidad sobre qué software se utiliza y de qué manera. Con esta información, las empresas pueden identificar oportunidades para mejorar la eficiencia e implementar guías y automatizaciones en la aplicación para abordar puntos específicos de los procesos. "Una de las verdaderas ventajas de WalkMe es cómo los datos disponibles nos ayudan a tomar decisiones sobre cómo apoyamos a los empleados y cómo desarrollamos soluciones de adopción digital para ellos", afirmó Dean. "Nos hemos centrado mucho en los datos del proceso anual de empleados y en cómo nuestros usuarios utilizan realmente su sistema actualmente".

Al analizar los datos agregados del proceso anual de formularios de empleados recopilados por WalkMe durante 90 días, Dean observó que el departamento de RR. HH. completó el proceso sin errores el 70 % de las veces, lo completó con algunos errores el 5 % y no lo completó el 23 %.

Es más, Dean pudo identificar dónde se producían los errores y dónde se atascaban los usuarios que no completaban el formulario. Con base en estos datos, Dean utilizó WalkMe para resaltar los campos más omitidos del formulario, recordándoles a los usuarios que los completaran antes de continuar. "Si el 5 % de las veces desconocen esa información, necesito hacer algo cuando lleguen para decirles: 'Por favor, asegúrense de tener esta información antes de continuar'. Así que les aviso con antelación que necesitan tenerla, y puedo hacerlo con WalkMe", explicó.

Cuando se le preguntó sobre la facilidad de creación de los paneles de análisis, Dean explicó que WalkMe recopila todos los formularios automáticamente, por lo que no es necesario crear nada adicional. Con el análisis de flujo de WalkMe, se configura el proceso paso a paso y, posteriormente, el informe recopila datos a lo largo del tiempo. "Es rapidísimo y sencillo. Con la inteligencia de la interfaz de usuario, se obtiene un conjunto de información preconfigurada que muestra el uso de los formularios en el sistema. Me muestra dónde se detiene y se inicia el procesamiento, así como los puntos de fricción", afirmó.

El propósito de marca de TUI de "crear momentos que enriquecen la vida" no solo aplica a sus clientes, sino también a sus empleados. Con la ayuda de las soluciones WalkMe y SAP SuccessFactors, TUI ha logrado enriquecer y empoderar a RR. HH. y a los usuarios finales.

“Hemos observado un aumento del 80 % en la autoeficacia de los empleados”, afirmó Dean. “La buena noticia es que no necesitan contactar con su equipo de soporte local, ya que pueden acceder a nuestro menú de WalkMe y buscar cualquier contenido, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en seis idiomas diferentes”. La empresa también ha experimentado una reducción del 70 % en el tiempo dedicado a la formación, un aumento del 40 % en la finalización de tareas y una reducción del 50 % en las llamadas de soporte gracias a WalkMe.