Más allá del pago, ¿cómo una gestión de nómina eficiente impulsa el desempeño empresarial?

Gestionar correctamente la nómina asegura el cumplimiento legal y al mismo tiempo fortalece la operación interna y la confianza dentro del equipo

María Victoria Delgado, gerente de Defontana en Colombia. Foto: Defontana. Portal ERP Colombia.

La administración de la nómina en las empresas colombianas es un proceso clave que incide directamente en su estabilidad financiera y cumplimiento legal. Errores en la liquidación de horas extras, recargos nocturnos, dominicales o festivos pueden traducirse en sanciones económicas, pérdida de beneficios fiscales y un clima laboral deteriorado.

Estos desafíos se intensifican con la reforma laboral, en donde se proponen modificaciones sustanciales en el pago de recargos, la jornada laboral y los modelos de contratación. Ante este panorama, las empresas deben reforzar sus procesos, garantizar el cumplimiento normativo y adaptarse con agilidad para evitar impactos negativos en su operación y reputación.

Según el artículo 651 del Estatuto Tributario, las imprecisiones o el incumplimiento en la transmisión de la información relacionada con la nómina electrónica pueden implicar sanciones económicas que van entre el 0,5% y el 5% de los montos reportados, con un tope de hasta 15.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo que se traduce en sanciones que podrían alcanzar los 746 millones de pesos en 2025. Además, cuando estos errores se convierten en pagos incompletos a los trabajadores, las empresas se exponen a investigaciones por parte del Ministerio de Trabajo y a demandas individuales o colectivas.

Cumplimiento y precisión: lo que la nómina debe garantizar

En este contexto, la tecnología juega un papel más importante que solo emitir comprobantes de pago. Las organizaciones requieren sistemas capaces de calcular con precisión las variables de nómina como los turnos rotativos, las jornadas especiales, los recargos dominicales y nocturnos, así como el impacto en la liquidación de convenios colectivos y normativas sectoriales específicas.

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La ausencia de una herramienta confiable se traduce en riesgos financieros, falta de trazabilidad y pérdida de tiempo operativo. También dificulta el acceso a documentos clave como soportes de novedades, contratos, certificados o comprobantes.

“La gestión del talento no puede dejarse al azar: requiere procesos claros, datos confiables y herramientas que faciliten la toma de decisiones”, afirma María Victoria Delgado, gerente de Defontana en Colombia. En contextos donde el cumplimiento normativo exige precisión, respaldo documental y agilidad operativa, contar con soluciones integradas se vuelve clave para el éxito organizacional.

Tecnología que respalda cada decisión laboral

Para hacerle frente a estos desafíos de cumplimiento y precisión se han desarrollado plataformas que automatizan todo el ciclo de gestión laboral. Es el caso de Defontana, que cuenta con una solución especializada en Recursos Humanos diseñada para optimizar la gestión del talento en las empresas. Esta herramienta permite administrar todo el ciclo laboral del colaborador, desde su selección e ingreso hasta la liquidación de nómina, el control de turnos, licencias y evaluaciones de desempeño, con base en la normativa vigente. También automatiza procesos clave como el cálculo de horas extra y recargos, minimiza errores y genera reportes confiables. Además, incluye una app de autogestión que mejora la experiencia del colaborador al facilitar el acceso a sus documentos y solicitudes de forma rápida y segura.

En contextos regulados como el colombiano, la precisión en la nómina no es una ventaja competitiva, sino una condición necesaria para garantizar el cumplimiento normativo, proteger la estabilidad operativa y construir relaciones laborales sólidas. Esto es especialmente clave para empresas que operan con diferentes turnos, jornadas nocturnas y pagos de horas extra, donde cualquier error en la liquidación puede escalar rápidamente en sanciones económicas y pérdida de confianza.

Automatizar este proceso no solo reduce riesgos legales y financieros, sino que permite mantener el control sobre una operación compleja y dinámica, optimizando recursos y asegurando decisiones estratégicas basadas en datos confiables. En estos entornos, contar con tecnología especializada ya no es una opción, sino una necesidad para asegurar el cumplimiento y la continuidad del negocio.