Digitalización documental: Beneficios y retos para una transición sin papel

McKinsey & Company revela que las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa hasta en un 30% al implementar estrategias de digitalización, además de disminuir sus costos administrativos en un 25%

Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.

La digitalización documental se ha convertido en una necesidad para las empresas y entidades que buscan mayor eficiencia, seguridad y sostenibilidad. En un entorno donde la información crece exponencialmente, gestionar documentos de manera digital no solo permite optimizar procesos, sino que también reduce costos y minimiza riesgos. Un estudio de McKinsey & Company revela que las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa hasta en un 30% al implementar estrategias de digitalización, además de disminuir sus costos administrativos en un 25%. A pesar de estos beneficios, la transición a una era sin papel presenta desafíos que requieren planificación y herramientas adecuadas para garantizar su éxito.

La era sin papel es una realidad inminente que representa un cambio positivo y necesario en la era digital, aportando ventajas clave para la optimización de los procesos empresariales y la sostenibilidad. Soluciones innovadoras como Ophelia SGDEA permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera más eficiente, segura y automatizada, reduciendo tiempos y errores operativos. Con una estrategia adecuada, las empresas pueden superar los desafíos y aprovechar al máximo los beneficios de la digitalización documental.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización?

1.  Eficiencia operativa: La digitalización permite acceder a documentos de manera rápida y sencilla, eliminando la necesidad de almacenar y buscar archivos físicos, lo que ahorra tiempo y recursos. Se estima que los empleados dedican hasta el 50% de su tiempo buscando información, y la digitalización puede reducir este tiempo en un 30-40% (IDC, 2023).

2.  Reducción de costos: Al disminuir el uso de papel, tinta y espacio de almacenamiento, las organizaciones pueden reducir significativamente sus costos operativos. Un estudio de PricewaterhouseCoopers (PwC) indica que las empresas pueden ahorrar entre $20,000 y $60,000 COP anuales solo en costos relacionados con la gestión documental.

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3.  Accesibilidad y colaboración: Los documentos digitales pueden ser accedidos desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando el trabajo remoto y la colaboración en tiempo real. Según Gartner, el 70% de las empresas que han digitalizado sus documentos han mejorado la productividad de sus empleados en entornos híbridos.

4.  Sostenibilidad ambiental: Al reducir el consumo de papel, las empresas contribuyen a la preservación del medioambiente y a la disminución de residuos. Un informe de Statista (2023) revela que la producción mundial de papel alcanzó los 400 millones de toneladas, y su reducción podría disminuir significativamente la huella de carbono empresarial.

"La digitalización documental no es solo una tendencia, es una necesidad para mejorar la eficiencia y la seguridad en las empresas. Implementar soluciones avanzadas permite optimizar procesos, reducir costos y garantizar el cumplimiento normativo en un mundo cada vez más digital", Jonier Rojas Director de Transformación Digital y Analítica, de Digital Ware.

A pesar de sus ventajas, la digitalización documental también enfrenta ciertos desafíos. La resistencia al cambio es uno de los principales obstáculos, ya que muchas organizaciones y empleados muestran reticencia a abandonar los procesos tradicionales y adoptar nuevas tecnologías. Además, la inversión inicial puede ser considerable, ya que se requiere la adquisición de tecnología, la capacitación del personal y la adaptación de los procesos, lo que puede representar un reto financiero para pequeñas y medianas empresas.

En resumen, la digitalización documental es esencial para mejorar la eficiencia, reducir costos y fortalecer la seguridad. Aunque presenta desafíos como la resistencia al cambio y la inversión inicial, con una estrategia adecuada las empresas pueden optimizar sus procesos y contribuir a la sostenibilidad. Adoptar esta transformación es clave para competir en un mundo cada vez más digital.