Factores estratégicos para elegir un ERP, que consolide la Transformación Digital

Los avances tecnológicos y las tendencias que estos ocasionan imponen grandes retos a las empresas hoy en día

Jaime Delgado, Country Manager para Colombia de 1Ci. Foto:1Ci

Los avances tecnológicos y las tendencias que estos ocasionan imponen grandes retos a las empresas hoy en día, Internet de las cosas (IOT), Industria 4.0, automatización robótica de procesos (RPA), Comercio Electrónico, aplicaciones móviles, etiquetas de radiofrecuencia (RFID) e inteligencia artificial (AI), entre otras, pueden hacer la diferencia en eficiencia y competitividad a tal punto que incluso pueden llegar a determinar la subsistencia de las empresas.

Ante este escenario, para las empresas en proceso de Transformación Digital resulta de vital importancia propiciar condiciones óptimas que les permitan adoptar fácil y rápidamente los avances tecnológicos que le aseguren ventajas competitivas.

Siendo el ERP la herramienta que concentra los elementos estructurales de la Transformación Digital Empresarial: Personas, procesos y tecnología, se hace evidente que este debe integrar y potenciar las capacidades de adopción o adaptación de nuevos avances tecnológicos para la empresa.

Ante tal trascendencia del ERP, resulta importante considerar los aspectos que las empresas deben analizar para que su elección y contribución sea óptima para la transformación digital, la experiencia ha demostrado que los más relevantes son:

Integralidad: Es fundamental que la solución ERP contemple la mayoría de los procesos de la empresa, particularmente integrando todos los de la cadena de valor. Cuando los procesos están manejados con herramientas dispersas la integración acarrea costos adicionales y difícilmente se logran sincronizar datos y operaciones, pudiendo generar inconsistencias y dificultar la incorporación de tecnologías que sean transversales a procesos soportados por diferentes herramientas.

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Flexibilidad: Aun cuando el ERP sea integral, siempre se ha de requerir crear extensiones, adecuaciones e integraciones, inclusive en algunos casos puede ser necesario acceso al código fuente, también hay varios ERP cerrados, rígidos que obstaculizan la puesta en operación de innovaciones u otras tecnologías. En tal sentido hay en el mercado opciones de ERP con código abierto e inclusive con entorno de desarrollo de bajo código, aunque aún dominan el mercado ERP, opciones cerradas casi imposibles de integrar u otros cuyos sobrecostos de licenciamiento por integrar otras soluciones o tecnologías llegan a implicar millones de dólares.

Libertad: De manera similar a lo que sucede con la flexibilidad, algunos ERP permiten que la empresa pueda elegir modalidad de implementación: en sus instalaciones o en la nube, así mismo, escoger el sistema operativo y la base de datos de su preferencia, brindando independencia técnica y operativa, que facilita y permite innovar, extender e integrar avances tecnológicos o adoptar tendencias. Otros ERP obligan a usar una nube, una infraestructura o un motor de base de datos específicos, con lo que, además de restringir las posibilidades de adoptar innovaciones tecnológicas generalmente se generan costos adicionales sobre una única opción.

Escalabilidad: Dado que las empresas que desarrollan su transformación digital pueden necesitar ampliar sus capacidades y extender alcances funcionales en cualquier momento, es importante que el ERP permita habilitar alcances adicionales o adicionar capacidades de usuario, proceso o almacenamiento. La mayoría de las soluciones ERP del mercado cumple con este factor, sin embargo, la escala de inversión de cada uno varía, por lo que la empresa debería proyectar un escenario posible y evaluar las capacidades y el efecto de crecer o ampliar operaciones.

Economía: La brecha tecnológica de alcances y capacidades entre los diferentes ERP se ha acortado significativamente, por ello, el factor de precio y costos cada vez cobra mayor relevancia, sin embargo, no es tan fácil hacer la comparación entre las diferentes ofertas de ERP, dada la heterogeneidad de las ofertas. Al respecto, se deben tener en cuenta los principales elementos de costo que constituyen la solución: El licenciamiento o la suscripción, los servicios de implementación, la plataforma tecnológica de servidor o hosting (considerando sistemas operativos, motor de base de datos y copias de seguridad), el mantenimiento y actualización de la solución, los servicios de soporte funcional y los desarrollos de adecuaciones o integraciones. Se sugiere hacer un cálculo del costo total de propiedad proyectado con todos estos costos por tres, cinco o diez años, para tener una comparación adecuada.

Cada empresa, de acuerdo con su industria, la influencia tecnológica en su mercado y la proyección tecnológica podrá definir el peso de cada aspecto y ponderar la evaluación, para adecuar el análisis de su ERP frente a la expectativa de Transformación Digital.