Caso de éxito: Acumatica implementa en DiSmart solución para operaciones

El nuevo sistema de Acumatica ha agilizado los procesos de la empresa de un promedio de 15 días, a solo 3 días.

Foto: cortesía. Portal ERP Colombia.

DiSmart es una compañía distribuidora de productos escolares, oficina, bolsas, belleza, aseo, muebles para oficina y desechables compostables de consumo masivo. Fue fundada en el 2017 en el pueblo de Caguas Puerto Rico y emplea a 19 personas.

La compañía opera comercialización de productos en Canadá, Estados Unidos, Panamá, Colombia y el Caribe y cuenta con más de 1,500 productos, todos con diferentes requisitos de manejo y reportes.

El desafío

DiSmart comenzó la relación con Evertec con la implementación de un ERP tradicional a principios de su fundación. Esta solución tenía la funcionalidad que necesitaban en sus comienzos, pero ya estaba llegando el momento de reemplazarla. Con el crecimiento de DiSmart requerían una herramienta más fácil de usar que además les ayudara a reducir el tiempo de los procesos de la operación. Se dieron cuenta que había llegado el momento de buscar alternativas.

Luego de recibir un comunicado con información sobre los sistemas ERP que ofrecía Evertec, la empresa decide comunicarse para conocer más sobre nuevas alternativas que se adaptaran mejor a la necesidad que tenían en su operación.

El sistema que tenían no solo era difícil de usar, sino que trabajaba con múltiples pantallas que consumían mucho tiempo en los procesos de la operación y requería además conectarse a una estructura privada lo que hacía difícil el acceso remoto.

DiSmart necesitaba reducir el tiempo que consumían sus procesos y hacerlos más fácil.

La solución

Evertec, siendo un proveedor de servicios de tecnología con vasta experiencia en sistemas ERP, analizó la necesidad del negocio y ofreció el sistema de Acumatica como la mejor solución para la operación. Esta herramienta intuitiva y en la nube, le daría a DiSmart la flexibilidad y rapidez en los procesos que necesitaba.

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El nuevo sistema de Acumatica ha agilizado los procesos de la empresa de un promedio de 15 días, a solo 3 días. Los empleados han acogido el sistema con mucha seguridad gracias a lo intuitivo y fácil de usar. Y como está alojado en la nube ahora pueden acceder a los datos 24/7, operar y resolver situaciones en cualquier momento aún sin estar en la empresa.

La solución que se manejaba anteriormente no cumplía con la demanda del negocio, requería una estructura privada que necesitaba mantenimiento y apoyo técnico para las actualizaciones, era complicada de usar y los procesos tomaban mucho tiempo, retrasando algunas áreas de la operación. El acceso remoto al sistema era difícil y complicado afectando la agilidad que exige el mercado.

DiSmart, con el apoyo de Evertec, logró poner en marcha el sistema en un tiempo récord de solo un mes.

La colaboración estrecha con Evertec para adaptar el sistema a las necesidades específicas de DiSmart ha sido invaluable en todo el proceso de implementación y operación de Acumatica.

La flexibilidad que tiene el sistema para hacer las implementaciones con herramientas para cargar archivos y subir imágenes de la instancia, rápidamente fue un factor importante para el éxito y la velocidad con la que se logró la ejecución.

El conocimiento experto de los técnicos de Evertec, algunos con más de 25 años de experiencia en sistemas ERP, fue pieza clave en el proceso. Esto unido al conocimiento que ya tenía sobre la estructura del negocio y como operaban los procesos ayudó a poner en marcha Acumatica en tiempo récord.

“Estoy tranquilo y contento con esta implementación. Nuestros empleados han acogido el sistema de Acumatica con mucha seguridad por lo fácil que lo encuentran, y hemos reducido hasta un 80% el tiempo de nuestros procesos” Juan D. Calero, Presidente y CEO. DiSmart LLC.

Resultados

Con Acumatica descubrimos lo práctico de tener un software que almacena la información en la nube. Ahora tenemos un panorama completo de toda la operación del negocio, y todos tienen acceso a los mismos datos en tiempo real. La optimización en el tiempo de los procesos de la operación ha sido increíble. Ahora podemos procesar facturas con mayor rapidez, algo que antes era complicado y consumía mucho más tiempo. Y mejor aún, los empleados utilizan el software de Acumatica con gran seguridad porque es muy intuitivo y mucho más fácil de usar.

Beneficios obtenidos

• Informacion en tiempo real.
• Informacion autogestionable por cada equipo, de manera que se tiene con inmediatez y actualizada.
• Entradas múltiples de data, sin centralización ni espera, gracias a la capacidad de multiusuario, multigestión.